MATERIAL REQUIREMENT PLANNING

A. Pengertian Material Requirement Planning
Material Requirement Planning (MRP) dapat didefinisikan sebagai suatu teknik atau set  prosedur yang sistematis dalam penentuan kuantitas serta waktu dalam proses pengendalian kebutuhan bahan terhadap komponen-komponen permintaan yang saling bergantungan. (Dependent demand items). (Gaspersz, 1998).
B.  Prasyarat dan Asumsi dari Material Requirement Planning
a. Tersedianya Jadwal Induk Produksi (Master Production Schedule), yaitu suatu rencana
    produksi yang menetapkan jumlah serta waktu suatu produk akhir harus tersedia sesuai
    dengan jadwal yang harus diproduksi.  Jadwal Induk Produksi ini biasanya diperoleh dari
    hasil peramalan kebutuhan melalui tahapan perhitungan perencanaan produksi yang baik,
    serta jadwal pemesanan produk dari pihak konsumen.
b. Setiap item persediaan harus mempunyai identifikasi yang khusus. Hal ini disebabkan
    karena biasanya MRP bekerja secara komputerisasi dimana jumlah komponen yang harus
   ditangani sangat banyak, maka pengklasifikasian atas bahan, bagian atas bahan, bagian
    komponen,  perakitan setengah jadi dan produk akhir haruslah terdapat perbedaan yang  
    jelas antara satu dengan yang lainnya.
c. Tersedianyastruktur produk pada saat perencanaan. Dalam hal ini tidak diperlukan struktur
    produk yang memuat semua item yang terlibat dalam pembuatan suatu produk apabila
    itemnya sangat banyak dan proses pembuatannya sangat komplek. Walaupun demikian,
    yang penting struktur produk harus mampu menggambarkan secara gamblang
    langkahlangkah suatu produk untuk dibuat, sejak dari bahan baku sampai menjadi produk
    jadi.
d. tersedianya catatan tentang persediaan untuk semua item yang menyatakan status      
    persediaan sekarang dan yang akan datang.

C. Struktur Sistim Material Requirement Planning (MRP)
Cara kerja sistim MRP adalah sebagai berikut: pesanan produk dijadikan dasar untuk
membuat skedul produksi master atau Master Production Schedule (MPS) yang memberikan gambaran tentang jumlah item yang diproduksi selama periode waktu tertentu. MPS dibuat berdasarkan pada peramalan kebutuhan akan peralatan yang diperlukan, merupakan proses alokasi untuk mengadakan sejumlah peralatan yang diinginkan dengan memperhatikan kapasitas yang dipunyai (pekerja, mesin, dan bahan).
        Bill of Material mengidentifikasi material tertentu yang digunakan untuk membuat setiap item dan jumlah yang diperlukan yang dapat disusun dalam bentuk pohon produk (product structure tree). Bill of  material ini merupakan sebuah daftar jumlah komponen, campuran bahan dan bahan baku yang diperlukan untuk membuat suatu produk. Bill of material tidak hanya menspesifikasikan produksi, tetapi juga berguna untuk pembebanan biaya, dan dapat dipakai sebagai daftar bahan yang harus dikeluarkan untuk karyawan produksi atau perakitan. Bill of material digunakan dengan cara ini biasanya dinamakan daftar pilih.

        Pohon Struktur Produk (Product Structure Tree) Pohon Struktur Produk (Product Structure Tree) adalah salah satu item informasi yang ada dalam Bill of Material. Pohon Struktur Produk (Product Structure Tree) didefinisikan sebagai bagan informasi tentang hubungan antara produk akhir dengan komponen-komponen penyusun produk akhir. Struktur produk merupakan suatu informasi tentang hubungan antara komponen dalam suatu perakitan, juga memberikan informasi tentang semua item, seperti nomor komponen dan jumlah yang dibutuhkan pada setiap pembelian. Struktur produk dibagi lagi menjadi dua jenis, yaitu :
- Struktur produk single level yang menggambarkan hubungan antara produk akhir komponen-komponen penyusunnya dimana komponen-komponen tersebut langsung membentuk produk akhir atau berada satu level di bawah produk akhir.
- Struktur produk multi level yang menggambarkan hubungan antara produk akhir dengan komponen penyusunnya dimana komponen-komponen tersebut memerlukan komponen-komponen lain untuk membuatnya dan begitu seterusnya. Bila dimisalkan untuk membuat 1 unit produk akhir X diperlukan 2 unit komponen A dan 1 unit komponen B. Sementara untuk membuat 1 unit komponen B diperlukan 3 unit komponen C dan 1 unit komponen D. Dari informasi tersebut dapat dibuat product structure tree sebagimana tersaji pada gambar di bawah ini:
File Catatan Keadaan Persediaan (inventory status), berisi data tentang jumlah unit yang tersedia dan sedang dipesan, serta berbagai perubahan inventori sehubungan dengan adanya kerugian akibat sisa bahan, pesanan yang dibatalkan, dll. Intinya File Catatan Keadaan Persediaan (inventory status)  menggambarkan status semua item yang ada dalam persediaan, dimana semua item persediaan harus diidentifikasikan untuk menjaga kekeliruan perencanaan, juga harus berisi data tentang lead time, lot size, teknik lot size, persediaan cadangan dan catatan penting lainnya.
 Tiga sumber tersebut, skedul master, bill of material, dan inventory record menjadi sumber data bagi MRP yang akan menjabarkan skedul produksi menjadi rencana skedul pemesanan secara detil untuk keseluruhan urutan produksi.

Gambar Sistem MRP

D. Tujuan Material Requirement Planning
 Suatu sistem MRP pada dasarnya bertujuan untuk merancang suatu sistem yang mampu menghasilkan informasi untuk mendukung aksi yang tepat baik berupa pembatalan pesanan, pesan ulang, atau penjadwalan ulang. Aksi ini sekaligus merupakan suatu pegangan untuk melakukan pembelian dan/ atau produksi.

E. Ciri Utama  Material Requirement Planning
a. Mampu menentukan kebutuhan pada saat yang tepat, kapan suatu pekerjaan akan selesai
    (material harus tersedia) untuk memenuhi permintaan produk yang dijadwalkan  
    berdasarkan MPS yang direncanakan.
b. Menentukan kebutuhan minimal setiap item, dengan menentukan secara tepat sistem
    penjadwalan.
c. Menentukan pelaksanaan rencana pemesanan, dengan memberikan indikasi kapan
    pemesanan atau pembatalan suatu pesanan harus dilakukan.
d. Menentukan penjadwalan ulang atau pembatalan atas suatu jadwal yang  sudah
    direncanakan.Apabila kapasitas yang ada tidak mampu memenuhi pesanan yang
    dijadwalkan pada waktu yang dikehendaki, maka MRP dapat memberikan indikasi untuk
    melaksanakan rencana penjadwalan ulang (jika mungkin) dengan menentukan prioritas
    pesanan yang realistis.  Seandainya penjadwalan ulang ini masih tidak memungkinkan
    untuk memenuhi pesanan, maka pembatalan terhadap suatu pesanan harus dilakukan.

F. Input Material Requirement Planning
1. Jadwal Induk Produksi (Master production schedule) Merupakan suatu rencana produksi
    yang menggambarkan hubungan antara kuantitas setiap jenis produk akhir yang diinginkan
    dengan waktu penyediaannya
2. Struktur Produk (Product structure Record & Bill of Material) Merupakan kaitan antara
    produk dengan komponen penyusunnya. Informasi yang  dilengkapi untuk setiap
    komponen ini meliputi :
•    Jenis komponen
•    Jumlah yang dibutuhkan
•   Tingkat penyusunannya
    Selain ini ada juga masukan tambahan seperti :
-   Pesanan komponen dari perusahaan lain yang membutuhkan
-   Peramalan atas item yang bersifat tidak bergantungan.
3. Status Persediaan (Inventory Master File atau Inventory Status Record) Menggambarkan
    keadaan dari setiap komponen atau material yang ada dalam persediaan, yang berkaitan
   dengan :
•     Jumlah persediaan yang dimiliki pada setiap periode (on hand inventory )
•     Jumlah barang dipesan dan kapan akan datang (on order Inventory )
•     Waktu ancang – ancang ( lead time ) dari setiap bahan.
   Status persediaan ini harus diketahui untuk setiap bahan atau item dan diperbaharui setiap
   terjadi perubahan untuk menghindari adanya kekeliruan dalam perencanaan.
G. Proses Material Requirement Planning
Langkah - langkah dasar dalam penyusunan Proses MRP  (Nasution,1992)
1. Netting (kebutuhan bersih) :   Proses perhitungan kebutuhan bersih untuk setiap periode selama horison perencanaan.
2. Lotting (kuantitas pesanan) : Proses penentuan besarnya ukuran jumlah pesanan yang optimal untuk sebuah item,  berdasarkan kebutuhan bersih yang dihasilkan.
3. Offsetting (rencana pemesanan): Bertujuan untuk menentukan kuantitas pesanan yang dihasilkan proses lotting. Penentuan rencana saat pemesanan ini diperoleh dengan cara mengurangkan saat kebutuhan bersih yang  harus tersedia dengan waktu ancang-ancang (Lead Time).
4. Exploding: Merupakan proses perhitungan kebutuhan kotor untuk tingkat (level) yang lebih bawah dalam suatu struktur produk, serta didasarkan atas rencana pemesanan.

H. Output Material Requirement Planning
Keluaran MRP sekaligus juga mencerminkan kemampuan dan ciri dari MRP, yaitu : (Gaspersz, 1998)
a.   Planned Order Schedule (Jadwal Pesanan Terencana) adalah penentuan jumlah kebutuhan material serta waktu pemesanannya untuk masa yang akan datang.
b.   Order Release Report (Laporan Pengeluaran Pesanan) berguna bagi pembeli yang akan digunakan untuk bernegosiasi dengan pemasok,  dan berguna juga bagi manejer manufaktur, yang akan digunakan untuk mengontrol proses produksi.
c.   Changes to planning Orders (Perubahan terhadap pesanan yang  telah direncanakan) adalah yang merefleksikan pembatalan pesanan, pengurangan pesanan, pengubahan jumlah pesanan.
d.  Performance Report (Laporan Penampilan) suatu tampilan yang  menunjukkan sejauh mana sistem bekerja, kaitannya dengan kekosongan stock dan ukuran yang lain. Terlihat pada gambar Sistem MRP






I. Form dan Metode Penentuan Lotting Material Requirement Planning

Metode Penentuan Lotting dalam MRP
Proses penentuan besarnya ukuran jumlah pesanan yang optimal untuk sebuah item,  berdasarkan kebutuhan bersih yang dihasilkan dari masing masing periode horison perencanaan dalam MRP ( Material  Requirement Planning). Didalam ukuran lot ini ada beberapa pendekatan yaitu:
Menyeimbangkan ongkos pesan (set up cost) dan ongkos simpan.
a. Biaya pemesanan ( order cost ) adalah biaya yang  dikaitkan dengan usaha untuk
mendapatkan bahan atau bahan dari luar. Biaya pemesanan dapat berupa biaya penulisan pemesanan, biaya proses pemesanan, biaya materai / perangko, biaya faktur, biaya pengetesan, biaya pengawasan, dan biaya transportasi. Sifat biaya pemesanan ini adalah semakin besar frekuensi pembelian semakin besar biaya pemesanan. Metode Penentuan Lotting dalam MRP
  b. Biaya Penyimpanan.  Komponen utama dari biaya simpan ( carrying cost ) terdiri dari :
1)Biaya Modal, meliputi : biayayang diinvestasikan dalam persediaan, gedung, dan
   peralatan yang diperlukan untuk mengadakan dan memelihara persediaan.
2)Biaya Simpan, meliputi : biaya sewa gudang,  perawatan dan perbaikan bangunan,
   listrik, gaji,personel keamanan, pajak atas persediaan, pajak dan asuransiperalatan,
   biaya penyusutan dan perbaikan peralatan. Biaya tersebut ada bersifat tetap (fixed )
   variabel, maupun semi fixed atau semi variabel Metode Penentuan Lotting dalam
   MRP2.Menggunakan konsep jumlah pesanan tetap.
3.Dengan jumlah periode pemesanan tetap. Metode Penentuan Lotting dalam MRP

Teknik Menentukan Ukuran Lot
Terdapat 10 Alternatif teknik yang digunakan dalam menentukan ukuran Lot, yaitu:
1. Fixed Order Quantity (FOQ) : Pendekatan menggunakankonsep jumlah pemesanan
tetap karena keterbatasan akan fasilitas. Misalnya : kemampuan gudang, transportasi, kemampuan supplier  dan pabrik.
2. Lot for Lot (LFL): Pendekatan menggunakan konsep atas dasar pesanan diskrit dengan
pertimbangan minimasi dari ongkos simpan,  jumlah yang dipesan sama dengan jumlah yang dibutuhkan.
3. Least Unit Cost (LUC) : Pendekatan menggunakan konsep pemesanan dengan ongkos
unit perkecil, dimana jumlah pemesanan ataupun interval pemesanan dapat bervariasi.  Keputusan untuk pemesanan didasarkan :
ongkos perunit terkecil = (ongkos pesan per unit) + (ongkos simpan per unit)
4. Economic Order Quantity (EOQ) : Pendekatan menggunakan konsep minimasi ongkos
simpan dan ongkos pesan. Ukuran lot tetap berdasarkan hitungan minimasi tersebut.
5. Period Order Quantity (POQ) : Pendekatan menggunakan konsep jumlah pemesanan
ekonomis agar dapat dipakai pada periode bersifat permintaan diskrit, teknik ini dilandasi oleh metode EOQ. Dengan mengambil dasar perhitungan pada metode pesanan ekonomis maka akan diperoleh besarnya jumlah pesanan yang harus dilakukan dan interval periode pemesanannya adalah setahun.
6. Part Period Balancing (PPB) : Pendekatan menggunakan konsep ukuran lot ditetapkan
bila ongkos simpannya sama atau mendekati ongkos pesannya. Teknik Menentukan Ukuran Lot
7. Fixed Periode Requirement (FPR) : Pendekatan menggunakan konsep ukuran lot dengan
periode tetap,  dimana pesanan dilakukan berdasarkan periode waktu tertentu saja. Besarnya jumlah pesanan tidak didasarkan oleh ramalan tetapi dengan cara menggunakan penjumlahan kebutuhan bersih pada interval pemesanan dalam beberapa periode yang ditentukan.
8. Least Total Cost (LTC) : Pendekatan menggunakan konsep ongkos total akan
diminimasikan apabila untuk setiap lot  dalam suatu horison perencanan hampir sama besarnya.  Hal ini dapat dicapai dengan memesan ukuran lot yang  memiliki ongkos simpan per unit-nya hampir sama dengan ongkos pengadaannya/ unitnya. ongkos total = (ongkos simpan) + (ongkos pengada Teknik Menentukan Ukuran Lot
9. Wagner Within (WW) : Pendekatan menggunakan konsep ukuran lot dengan prosedur
optimasi program linear, bersifat matematis.  Pada prakteknya ini sulit diterapkan dalam MRP karena membutuhkan perhitungan yang rumit. Fokus utama dalam penyelesaian masalah ini adalah melakukan minimasi penggabungan ongkos total dari ongkos set-up dan ongkos simpan dan berusahan agar ongkos set-up dan ongkos simpan tersebut mendekati nilai yang sama untuk kuantitas pemesanan yang  dilakukan.
10. Silver Mean (SM): Menitikberatkan pada ukuran lot yang harus dapat meminimumkan
ongkos total per-periode. Dimana ukuran lot  didapatkan dengan cara menjumlahkan kebutuhan beberapa periode yang berturut-turut sebagai ukuranlot yang tentatif (bersifat sementara), penjumlahan dilakukan terus sampai ongkos totalnya dibagi dengan banyaknya periode yang kebutuhannya termasuk dalam ukuran lot tentatif tersebut meningkat. Besarnya ukuran lot yang sebenarnya adalah ukuran lot tentatif terakhir yang  ongkos total periodenya masih menurun.