1.1 Purchasing
1.1.1 Pengertian
Purchasing
Menurut Sofjan Assauri (2008,p.223)
Pembelian merupakan salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya operasi
suatu perusahaan. Fungsi ini dibebani tanggung jawab untuk mendapatkan
kuantitas dan kualitas bahan-bahan yang tersedia pada waktu dibutuhkan dengan
harga yang sesuai dengan harga yang berlaku. Pengawasan perlu dilakukan
terhadap pelaksanaan fungsi ini, karena pembelian menyangkut investasi dana
dalam persediaan dan kelancaran arus bahan ke dalam pabrik.
Sedangkan menurut Mulyadi
(2007,p.711) aktivitas dalam proses pembelian barang adalah:
1. Permintaan pembelian
2. Pemilihan pemasok
3. Penempatan order pembelian
4. Penerimaan barang, dan
5. Pencatatan transaksi pembelian
Permintaan pembelian adalah contoh
suatu aktivitas yang merupakan satuan pekerjaan yang ditujukan untuk memicu
bagian pembelian melakukan pengadaan barang sesuai dengan spesifikasi dan
jadwal sebagaimana yang dibutuhkan oleh pemakai barang. Penerimaan barang
adalah contoh aktivitas tentang penerimaan kiriman dari pemasok sebagai akibat
adanya order pembelian yang dibuat oleh bagian pembelian.
Beberapa pengertian tentang pembelian (Purchasing):
1. Purchasing adalah kegiatan pengadaan barang atau jasa untuk mencapai
tujuan organisasi atau perusahaan. Tujuan utama dari purchasing department adalah
untuk menjaga kualitas dan nilai dari produk perusahaan, meminimalisasikan
perputaran modal yang dipakai untuk penyediaan stok barang, menjaga aliran
barang masuk dan barang keluar, dan memperkuat daya saing organisasi atau
perusahaan. Purchasing juga bisa
dikatakan dalam penerimaan dan pemrosesan permintaan resmi (proses pembelian
barang), membuat penawaran dan mencari barang, evaluasi penawaran, pemeriksaan atas barang yang diterima dan
mengawasi atas penyimpanan dan pemakaian yang tepat.
2. Purchasing
dapat diartikan sebagai usaha untuk memenuhi kebutuhan atas barang atau jasa
yang diperlukan oleh perusahaan dan dapat diterima tepat pada waktunya dengan
mutu yang sesuai serta harga yang menguntungkan.
3. Purchasing adalah
salah satu fungsi utama diantara fungsi-fungsi penting lainnya yang ada didalam
suatu perusahaan atau perhotelan, seperti: administrasi, pembukuan, penjualan
dan pemasaran. Pembelian telah banyak didefinisikan oleh para ahli dengan
meninjau sudut pandang yang berbeda namun pada dasarnya memiliki pengertian
yang sama.
Dari pengertian di atas, maka dapat
disimpulkan bahwa purchasing atau pembelian adalah suatu usaha dalam
memenuhi kebutuhan atas barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan dengan
melihat kualitas atau mutu, kuantitas dari barang yang dikirim, serta harga dan
waktu pengiriman yang tepat.
1.1.2 Purchasing Department
Menurut
Nyoman Suarsana dalam buku Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan dan
Restoran (2007, p2) purchasing department
merupakan tempat atau pusat dilakukannya transaksi pembelian segala jenis
barang keperluan operasional hotel, sehingga bagian pembelian ini sering
dikatakan sebagai pusat pembelian pada perusahaan atau hotel yang bersangkutan.
Bagian pembelian sebagai sub bagian dari departemen akunting, yang bertugas
membeli semua jenis barang keperluan operasional hotel, baik barang untuk
disimpan digudang sebagai barang persediaan, maupun barang yang langsung
dipakai oleh bagian yang meminta. Barang yang dibeli dan langsung disimpan
digudang disebut dengan stock items,
sedangkan barang-barang yang dibeli dan kemudian langsung diambil dan
dikonsumsi oleh bagian atau departemen yang memesan barang tersebut disebut
dengan direct use items atau direct used purchased.
Bagian
pembelian pada sebuah hotel, dianggap sebagai salah satu bagian yang berperan
sangat penting dalam ikut menentukan kelangsungan hidup hotel itu sendiri,
karena dengan menerapkan sistem dan prosedur yang dimiliki oleh pengelola atau
staf bagian pembelian, akan berpengaruh besar pula terhadap keuntunganyang akan
diperoleh oleh perusahaan atau hotel tersebut. Yang artinya dengan keahlian
mereka saat membeli barang dengan harga paling murah dan dengan kualitas bahan
yang standar, sehingga setelah diolah oleh bagian dapur akan bisa dijual dengan
harga yang sesuai atau standar menurut perhitungan standard cost percent kepada
tamu hotel, sehingga keuntungan yang diperoleh akan lebih besar. Hal-hal
penting yang harus diperhatikan dalam proses pembelian bahan makanan adalah
dengan memperhatikan kualitas produk dan dengan harga yang serendah-rendahnya.
Ada
3 hal pokok yang perlu diperhatikan agar prosedur pembelian barang dapat
berjalan dengan efektif adalah:
1. Dibutuhkan
staf bagian pembelian yang memenuhi syarat yaitu staf yang jujur, adil terhadap
semua supplier dan tidak mau diajak
kolusi oleh supplier dari pihak
manapun. Disamping itu, harus mengetahui tentang asal dari barang atau bahan
yang akan dibeli, karakteristik dari bahan yang akan dibeli, cara penyimpanan
dari barang yang akan dibeli, tahu cara memilih atau menyeleksi bahan dan
spesifikasi barang atau bahan yang akan dibeli.
2. Adanya
pedoman yang dipakai oleh staf bagian pembelian dalam membeli bahan makanan
yang dikenal dengan istilah standard
purchase specification yang meliputi tentang kualitas barang, ukuran,
berat, dan lain sebagainya. Dokumen standard
purchase specification terutama barang atau bahan makanan perlu disiapkan
dan dimengerti betul untuk dipakai sebagai pegangan oleh staf bagian pembelian,
staf bagian penerima barang dan tentu juga oleh pihak supplier sebagai perusahaan pemasok barang atau bahan.
3. Penggunaan
metode dan prosedur pembelian yang efektif yaitu dalam proses pembelian bahan
makanan supaya diusahakan tidak terlalu banyak mempergunakan formulir-formulir
yang dapat menghambat kelancaran proses pembelian barang itu sendiri.
1.1.3 Target
Bagian Pembelian
Menurut
Nyoman Suarsana dalam buku Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan dan
Restoran (2007, p23) sebagai bagian yang cukup penting pada sebuah hotel,
bagian pembelian dengan ke tiga sub bagiannya sudah tentu dalam melakukan
pekerjaannya mempunyai target atau sasaran dalam setiap kegiatannya yang
berhubungan dengan transaksi pembelian barang keperluan operasional hotel.
Target atau sasaran yang dimaksud adalah dalam proses pembelian barang untuk
persediaan digudang, maupun pembelian untuk memenuhi permintaan barang oleh
bagian lain, sejak pembuatan purchase
requisition sampai menjadi purchase
order, kapan barang akan dikirim ke hotel dan berapa lama proses yang
diperlukan.
Untuk
mencapai target itu, bagian pembelian diperlukan sebuah analisa dan perhitungan
yang matang dan selanjutnya secara transparan dapat diinformasikan
halangan-halangan yang terjadi selama proses pembelian kepada bagian-bagian
yang meminta barang. Dengan memberikan informasi yang baik dan akurat, maka
nantinya tidak jadi bahan pertanyaan oleh bagian atau departemen yang
bersangkutan. Untuk mengantisipasi agar barang datang tepat pada waktunya,
sesuai dengan tanggal permintaan, maka bagian pembelian perlu untuk memberikan
penjelasan kepada kepala bagian lainnya atau department heads, seperti :
1.
Front
Office Department
2.
Food
& Beverage Department
3.
Housekeeping
Department
4.
Engineering
Department
5. Dan
department lainnya
Dalam
melakukan pengisian purchase requisition
khususnya barang-barang yang berupa spare
part dengan spesifikasinya tertentu dan bahan makanan terutama makanan imported dan makanan musiman, supaya
bagian yang meminta barang dapat mengetahui dan memahami waktu atau proses dan
tanggal pengirimannya. Dengan mengetahui berapa lama waktu pengiriman barang
jenis spare part atau barang-barang
musiman dengan spesifikasi tertentu, maka kepada bagian seperti engineering dan bagian dapur yang
memerlukan barang-barang tersebut dapat membuat perencanaan dan jadwal
pembelian barang dengan lebih tepat waktu atau lebih awal. Artinya agar tidak
meminta barang keperluan operasional yang khusus pada saat keadaan sudah sangat
kritis atau penting yang biasa disebut dengan last minute order.
1.1.4 Teknik
Membeli Barang
Menurut
Nyoman Suarsana dalam buku Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan dan
Restoran (2007, p25) bagian pembelian oleh manajemen atau pemilik perusahaan
diberikan kepercayaan untuk membeli barang-barang keperluan operasional hotel.
Untuk mendapatkan barang-barang akan dibeli bagian pembelian harus mempunyai
cara atau teknik tertentu, dimana dengan teknik yang dimiliki tujuannya adalah
untuk mendapatkan harga beli barang yang paling murah dan dengan kualitas
barang yang paling baik. Selain itu diperlukan teknik membeli barang yang lain,
seperti melakukan pendekatan kepada supplier,
yaitu bagaimana caranya agar supplier yang
tadinya tidak bersedia untuk mengantarkan barang dagangannya ke hotel, namun
setelah melakukan pendekatan dan dengan teknik-teknik tertentu, pada akhirnya supplier bersedia untuk mengantarkan
barang-barang pesanan yang penting, walaupun kondisi pembayarannya dilakukan
secara kredit.
1.1.5 Sistem
Atau Cara Pembelian
Barang
Menurut
Nyoman Suarsana dalam buku Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan dan
Restoran (2007, p27) didalam bagian pembelian terdapat beberapa sistem atau
cara pembelian barang pada sebuah hotel yaitu:
1. Sistem
Kontrak
Sistem
atau pembelian barang untuk bahan makanan terutama jenis sayuran, buah-buahan
dan makanan yang musiman adalah dengan mempergunakan surat perjanjian kontrak.
Kontrak dilakukan dengan satu supplier atau
lebih. Dalam surat kontrak ditekankan dalam mengenai kualitas, kuantitas dan
harga barang. Masa berlaku surat kontrak untuk bahan makanan bisa mencapai 3
atau 6 bulan dan pembayarannya tetap dilakukuan setiap bulan.
2. Sistem
Harian dan Bulanan
Pihak
perusahaan atau hotel bisa dengan bebas membeli barang-barang keperluannya dari
beberapa supplier atau dari beberapa
toko supermarket yang ada disekitarnya. Dengan cara seperti ini pihak hotel
tidak perlu melakukan sebuah analisa yang terlalu ketat terhadap kinerja dari
beberapa supplier untuk dipilih. Cukup
dengan berbelanja pada toko terdekat, toko swalayan bahkan pasar tradisional
yang harganya lebih murah, baik secara kontan maupun secara utang bulanan.
Namun sistem dan prosedurnya harus tetap sama yaitu dengan mencari informasi
dimana toko atau supermarket dan pasar yang kualitas dan harga barangnya paling
murah.
3. Pembelian
secara kontan
Di
bagian pembelian sebuah hotel pada umumnya menyiapkan uang kas yang jumlahnya
tidak terlalu banyak yang disebut dengan kas kecil atau petty cash. Kas kecil ini dipergunakan untuk membeli barang
keperluan operasional hotel, terutama bahan makanan keperluan dapur yang sering
diminta secara mendadak. Pembelian dengan cara kontan dengan menggunakan kas
kecil dilakukan untuk membeli bahan makanan atau minuman dalam jumlah yang
tidak terlalu banyak. Hal seperti ini sering dilakukan pada saat gudang atau
bagian dapur kehabisan bahan makanan yang sangat diperlukan pada saat itu juga.
Pembelian secara kontan tidak dapat dilakukan setiap hari, tetapi hanya
dilakukan jika keadaan sangat mendesak dan disinilah peranan seorang buyer atau driver dibagian pembelian sangat diperlukan kemampuannya.
1.1.6 Prinsip
Dalam Purchasing (Pembelian)
Menurut Indrajit
dan Djokopranoto (2009)
prinsip adalah hal pokok yang dijadikan pedoman
dalam melakukan sesuatu, oleh karena itu, yang dimaksud dengan prinsip-prinsip
pembelian adalah hal-hal pokok dalam pelaksanaan fungsi pembelian yang perlu
dijadikan pedoman atau acuan. Fungsi pembelian atau bagian pembelian diadakan
dalam suatu organisasi perusahaan bukan untuk dirinya sendiri, tetapi terutama
untuk organisasi lain, yaitu organisasi produksi, atau fabrikasi, atau
marketing atau lainnya. Fungsi pembelian diadakan untuk melayani atau menunjang
organisasi lain tersebut. Oleh karena itu, prinsip-prinsip kerjanya harus
sedemikian rupa sehingga juga berorientasi pada aktivitas penunjang seperti
yang ditugaskan tersebut dan prinsip kerja dari fungsi pembelian harus diatur supaya
mampu memberikan kontribusi yang besar bagi keberhasilan perusahaan.
Prinsip dari purchasing yaitu:
1. The Right Price
The right price merupakan nilai suatu barang yang
dinyatakan dalam mata uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan
kondisi pembelian dilakukan.
2. The Right Quantity
Jumlah yang tepat dapat dikatakan
sebagai suatu jumlah yang benar-benar diperlukan oleh suatu perusahaan atau
perhotelan pada saat tertentu.
3. The Right Time
The right time menyangkut pengertian bahwa barang
tersedia setiap kali diperlukan. Dalam hal ini persediaan barang haruslah
diperhitungkan karena jika ada persediaan barang tentunya ada biaya perawatan
barang tersebut.
4. The Right Place
The right place mengandung
pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau diserahkan pada tempat yang
dikehendaki oleh pembeli.
5. The Right Quality
The right quality adalah mutu barang yang diperlukan
oleh suatu perusahaan sesuai dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling
menguntungkan perusahaan.
6. The Right Source
The right source mengandung pengertian bahwa barang
berasal dari sumber yang tepat. Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi
prinsip-prinsip yang lain yaitu the right price, the right quantity,
the right time, the right place, and the right quanlity.
1.1.7 Tugas
Dan Tanggung Jawab Purchasing (Pembelian)
Menurut Sofjan Assauri (2008,p.228)
tanggung jawab bagian pembelian berbeda - beda dari setiap perusahaan
tergantung pada luasnya aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan tersebut.
Tanggung jawab bagian pembelian antara lain adalah:
1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan
pembelian bahan-bahan agar rencana operasi dapat dipenuhi dan pembelian
bahan-bahan tersebut pada tingkat harga yang perusahaan akan mampu bersaing
dalam memasarkan produknya.
2. Bertanggung jawab atas usaha-usaha
untuk dapat mengikuti perkembangan bahan - bahan baru yang dapat mengguntungkan
dalam proses produksi, perkembangan dalam desain, harga dan faktor-faktor lain
yang dapat memengaruhi produk perusahaan, harga dan desainnya.
3. Bertanggung jawab untuk
meminimalisasi investasi atau meningkatkan perputaran (turn over) bahan, yaitu dengan penentuan skedul arus bahan ke dalam
perusahaan dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi.
4. Bertanggung jawab atas kegiatan
penelitian dengan menyelidiki data dan perkembangan pasar, perbedaan
sumber-sumber penawaran (supply) dan
memeriksa produk supplier untuk
mengetahui kapasitasnya dan kemampuan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan
perusahaan.
5. Sebagai tambahan, kadang bagian
pembelian bertanggung jawab atas
pemeliharaan bahan-bahan yang dibeli setelah diterima dan bertanggung jawab
atas pengawasan persediaan.
Tugas-tugas yang dilakukan bagian
pembelian dalam memenuhi tanggung jawab antara lain adalah:
1. Membuat dan mencetak PO (Purchase Order) dan mengirimkannya ke supplier, agar proses pembelian dapat
berjalan dengan baik sesuai dengan jadwal dan spesifikasi yang diinginkan.
2. Melakukan input biaya- biaya yang
timbul untuk pengiriman barang yang dibebankan kepada penerima barang.
3. Membuat laporan bulanan untuk
pembelian dan outstanding PO, untuk menjadi bahan informasi bagi atasan dalam
pengambilan keputusan.
4. Melakukan pembelian alat- alat ,
barang, seperti office supplies, agar
tersedia sesuai dengan yang dibutuhkan oleh setiap departemen.
5. Setiap nama barang atau item yang ada di dalam PR (Purchase Requisition ) harus membuat perbandingan harga (quotation) paling sedikit 3 supplier untuk pembelian alat-alat,
barang, obat dan lain-lain, yang nantinya akan dilampirkan kedalam PR tersebut.
6. Membuat perbandingan harga untuk
sayuran, buah-buahan, daging, poultry,
seafood, dairy dan groceries yang selau dilakukan setiap bulannya.
7. Mencari kualitas barang dan harga
barang untuk keseluruhan PR dari setiap department yang berbeda.
8. Bertanggung jawab atas kelancaran
pesanan, pengiriman dan pengembalian pembelian barang.
9. Menjaga komunikasi yang terbuka dan
efektif antara departemen lainnya.
10. Menjaga komunikasi dan hubungan yang
baik dengan supplier.
1.1.8 Standart Operational Procedure Purchasing di ATRIA HOTEL (SOP)
1.
Make sure that the a procedure of 3
(three) quotes for every purchase in process every requisitions through
purchasing division is implemented. The exception of this rule is only for a
single agent.
2.
Price quotation from vendors should
be attached as supporting documents to purchase requisition form and purchase
order form.
3.
No orders should be placed to
suppliers without completed requisition forms and purchase order.
4.
Cash purchase is allowed as long as
there is prior approval from financial controller or chief accounting and it’s
depend on cash float budgeted for purchasing. There are procedures for bath
cash float and cash advance and it should be acknowledged by financial
controller or chief accounting.
5.
If there is a recommendation vendor
from other department head which proposed more expensive price upon purchasing
price comparison, therefore should be attached with a form which we called it
as a preferred form. Purchasing manager will issue the purchase order to
recommended vendor which mentioned on the preferred form as long as get
approval form financial controller and general manager.
6.
Monthly price comparison for fruits
and vegetables should be implemented and copies of it should be given to
executive chef, cost control, receiving and financial controller of chief
accounting.
7.
Regular price comparison for beef,
fish, processed meat or fish, poultry, groceries should be implemented (could
be weekly, bi weekly, monthly depend on period agreed by both parties).
8.
Daily market list should be prepared
through computer system (VHP), manual daily market list is not recommended.
9.
Daily market list should approved by
executive chef, cost controller, purchasing manager and financial controller or
chief accounting.
10.
To emphasize in processing every
purchase request form or requisitions on priority scale.
11.
Maintain an efficient and effective
administration system, such as purchase order, purchase requisition,
quotations, capex, petty cash purchases.
12.
Check daily purchase summary
(receiving report) which prepared by the receiving clerk to control that every
received articles are same as mentioned on purchase order both quantity and
price.
13.
Keep maintain good communication and
good relationship with suppliers and coordinate sponsorship programs when
required.
14.
Check missing delivery of daily
market list articles to receiving latest by 12.00 noon daily, so if there are
articles which needed urgently by chef ( kitchen) at the same day, at least
purchasing still have time to do direct purchese to market (if vendors could
not supply)
1.2 Procurement (Pengadaan
Barang)
1.2.1 Pengertian
Procurement (Pengadaan
Barang)
Pengertian
tentang procurement:
1. Procurement
merupakan kegiatan yang penting dalam mempertahankan kelangsungan hidup
perusahaan, terutama dalam industri manufaktur.
2.
Procurement
adalah proses untuk mendapatkan barang dan
jasa dengan kemungkinan pengeluaran yang terbaik, dalam kualitas dan
kuantitas yang tepat, waktu yang tepat, dan pada tempat yang tepat untuk
menghasilkan keuntungan atau kegunaan secara langsung bagi pemerintah,
perusahaan atau bagi pribadi yang dilakukan melalui sebuah kontrak.
3.
Procurement
dibedakan menjadi 2 bagian, yaitu secara
procurement yang sederhana dan procurement yang lebih kompleks. Procurement yang sederhana adalah tidak
memiliki hal lain kecuali pembelian atau permintaan yang berulang-ulang,
sedangkan procurement lebih kompleks
yaitu dapat meliputi pencarian supplier
dalam jangka waktu yang panjang atau tetap secara fundamental yang telah
berkomitmen dengan satu organisasi.
Procurement menurut beberapa para ahli:
1. Weele
(2010)
Procurement
is the acquisition of goods or services. It is favorable that the goods or
services are appropriate and that they are procured at the best possible cost to meet the needs of
the purchaser in terms of quality and quantity, time, and location.
Pendapat
di atas
kurang lebih mempunyai arti: bahwa Pengadaan adalah perolehan barang atau
jasa. Hal ini menguntungkan bahwa barang atau jasa yang tepat dan bahwa mereka yang
dibeli dengan biaya terbaik untuk memenuhi kebutuhan pembeli dalam hal kualitas
dan kuantitas, waktu dan lokasi.
2. Christopher
& Schooner (2007)
Pengadaan
atau procurement adalah kegiatan
untuk mendapatkan barang atau jasa secara transparan, efektif
dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya.
Dari
pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pengadaan barang dan jasa atau
procurement adalah suatu kegiatan
untuk mendapatkan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan dilihat dari
kebutuhan dan penggunaannnya, serta dilihat dari kualitas, kuantitas, waktu
pengiriman dan harga yang terjangkau.
1.2.2 Prinsip
Dalam Procurement (Pengadaan Barang)
Menurut
Budiharjo Hardjowijono dan Hayie Muhammad (2008) pengadaan
barang dan jasa harus dilaksanakan berdasarkan prinsip-prinsip pengadaan yang
dipraktekkan secara internasional efisiensi, efektifitas, persaingan sehat,
keterbukaan, transpraransi, tidak diskriminasi dan akuntabilitas.
1.
Efisiensi
Prinsip
efisiensi dalam pengadaan barang dan jasa adalah dengan menggunakan sumber daya
yang tersedia diperoleh barang dan jasa dalam jumlah, kualitas yang diharapkan,
dan diperoleh dalam waktu yang optimal.
2.
Efektif
Prinsip
efektif dalam pengadaan barang dan jasa adalah dengan sumber daya yang tersedia
diperoleh barang dan jasa yang mempunyai nilai manfaat setinggi-tingginya.
3.
Persaingan
Sehat
Prinsip
persaingan yang sehat dalam pengadaan barang dan jasa adalah adanya persaingan
antar calon penyedia barang dan jasa berdasarkan etika dan norma pengadaan yang
berlaku, tidak terjadi kecurangan dan praktek KKN (Korupsi, Kolusi dan
Nepotisme).
4.
Terbuka
Prinsip
terbuka dalam pengadaan barang dan jasa adalah memberikan kesempatan kepada
semua penyedia barang dan jasa yang kompeten untuk mengikuti pengadaan.
5.
Transparansi
Prinsip
transparansi dalam pengadaan barang dan jasa adalah pemberian informasi yang
lengkap tentang aturan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa kepada semua calon
penyedia barang dan jasa yang berminat dan masyarakat.
6.
Tidak
Diskriminatif
Prinsip
tidak diskriminatif dalam pengadaan barang dan jasa adalah pemberian perlakuan
yang sama kepada semua calon penyedia barang dan jasa yang berminat mengikuti
pengadaan barang dan jasa.
7.
Akuntabilitas
Prinsip
akuntabilitas dalam pengadaan barang dan jasa adalah pertanggungjawaban
pelaksanaan pengadaan barang dan jasa kepada para pihak yang terkait dan
masyarakat berdasarkan etika, norma, dan ketentuan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
1.2.3 Metode Procurement (Pengadaan
Barang)
Menurut Turban (2010, p251)
setiap
perusahaan menggunakan metode yang berbeda dalam memperoleh produk dan jasa
yang tergantung apa dan dimana mereka membeli, kuantitas yang diperlukan,
berapa jumlah uang yang terpakai dan sebagainya. Metode procurement antara lain yaitu:
1. Membeli dari manufaktur, penjual
grosir atau pengecer dari katalog-katalog mereka dan adanya negosiasi.
2. Membeli melalui katalog yang
terhubung dengan memeriksa katalog penjual atau membeli melalui mal-mal
industri.
3. Membeli melalui katalog pembeli
internal dimana perusahaan menyetujui katalog-katalog vendor termasuk kesepakatan harga.
4. Mengadakan penawaran tender dari
sistem dimana pemasok bersaing dengan yang lainnya. Metode ini digunakan untuk
pmbelian dalam jumlah besar.
5. Membeli dari situs pelelangan dimana
organisasi berpartisipasi sebagai salah satu pembeli.
6. Bergabung dengan suatu kelompok
sistem pembeli dimana memeriksa permintaan partisipasi, menciptakan jumlah
besar, kemudian kelompok ini dapat menegosiasikan harga.
7. Berkolaborasi dengan pemasok untuk
berbagi informasi tentang penjualan dan persediaan, sehingga dapat mengurangi
persediaan, stock out dan
mempertinggi ketepatan pengiriman.
1.2.4 Tugas Dan
Tanggung Jawab Procurement (Pengadaan
Barang)
Menurut
Moch. Mizanul Achlaq (2011) tugas dari bagian pengadaan barang adalah menyediakan
barang maupun jasa dengan harga yang murah, berkualitas dan terkirim tepat
waktu. Tugas-tugas bagian pengadaan barang tidak terbatas hanya pada kegiatan
rutin pembelian.
Tugas-tugas bagian pengadaan barang
dan jasa adalah sebagai berikut:
1. Merancang hubungan yang tepat dengan
supplier.
a. Hubungan dengan supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan
transaksional jangka pendek.
2. Memilih supplier.
a. Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu dan sumber
daya yang tidak sedikit.
b. Kesulitan akan lebih tinggi kalau supplier yang akan dipilih berada di
mancanegara.
c. Supplier yang berpotensi untuk menjalin hubungan jangka panjang,
proses pemilihan ini bisa melibatkan evaluasi awal, mengundang mereka untuk
presentasi, kunjungan lapangan dan sebagainya.
d. Pemilihan supplier harus sejalan dengan strategi
supply chain.
3. Memilih dan mengimplentasikan
teknologi yang cocok.
a. Kegiatan pengadaan selalu
membutuhkan bantuan teknologi.
b. Teknologi yang lebih tradisional dan
lumrah digunakan adalah telepon dan fax.
c. Saat ini banyak perusahaan yang
menggunakan electronic
procurement(e-procurement) yaitu aplikasi internet untuk kegiatan
pengadaan.
4. Memelihara data item yang dibutuhkan
dan data supplier.
a. Bagian pengadaan harus memiliki data
yang lengkap tentang item-item yang dibutuhkan maupun data tentang supplier mereka.
b. Beberapa data supplier yang penting untuk dimiliki adalah nama dan alamat
masing-masing dari supplier, item apa
yang mereka pasok, harga per unit, pengiriman, kinerja masa lalu, serta
kualifikasi supplier termasuk juga
kualifikasi seperti ISO.
5. Melakukan proses pembelian.
a. Proses pembelian bisa dilakukan
dengan beberapa cara, misalnya pembelian rutin dan pembelian dengan melalui tender atau lelang.
b. Pembelian rutin dan pembelian dengan
tender melewati proses-proses yang
berbeda.
6. Mengevaluasi kinerja supplier
a. Hasil penilaian ini digunakan
sebagai masukan bagi supplier untuk
meningkatkan kinerja mereka.
b. Kinerja yang digunakan untuk menilai
supplier seharusnya mencerminkan
strategi supplay chain dan jenis
barang yang dibeli.
1.3 Supply Dan Demand
1.3.1 Pengertian
Supply Dan Demand
Menurut
Chandra pamungkas (2011) supply
(penawaran) adalah sejumlah barang yang dijual atau ditawarkan pada suatu harga
dan waktu tertentu. Sedangkan demand (permintaan)
adalah sejumlah barang yang dibeli atau diminta pada suatu harga dan waktu
tertentu.
1.3.2 Faktor-Faktor Yang
Mempengaruhi Penawaran (Supply) Dan
Permintaan (Demand)
Menurut
Chandra pamungkas (2011) tingkat penawaran akan dipengaruhi oleh beberapa
faktor, antara lain:
1. Biaya
produksi dan teknologi yang digunakan
2. Tujuan
dari suatu Perusahaan
3. Pajak
4. Ketersediaan
dan harga barang pengganti atau pelengkap
5. Prediksi
atau perkiraan harga di masa depan.
Sedangkan
pada tingkat permintaan akan dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain
oleh:
1. Perilaku
atau selera konsumen
2. Ketersediaan
dan harga barang sejenis pengganti dan pelengkap
3. Pendapatan
atau penghasilan konsumen
4. Perkiraan
harga di masa depan
5. Banyaknya
atau intensitas kebutuhan konsumen.
1.3.3 Jenis-Jenis
Penawaran (Supply) Dan Permintaan (Demand)
Jenis
penawaran (supply) adalah:
- Penawaran
sub marginal
Penawaran
yang dilakukan oleh penjual yang mampu menjual dibawah harga pasar.
- Penawaran
marginal
Penawaran
yang dilakukan oleh penjual yang mampu menjual sama dengan harga pasar.
- Penawaran
super marginal
Penawaran
yang dilakukan oleh penjual yang menjual produknya diatas harga pasar.
- Penawaran
individu
Penawaran
yang dilakukan oleh satu orang penjual atau individu.
- Penawaran
pasar
Penawaran
yang dilakukan oleh banyak penjual dipasar.
Jenis
permintaan (demand) adalah:
1. Permintaan
Absurd atau Absolut
Permintaan
yang tidak diikuti dengan kemampuan untuk membeli.
2. Permintaan
Potensial
Permintaan
yang sudah didukung oleh daya beli, namun belum terdapat keinginan untuk
membeli.
3. Permintaan
Efektif
Permintaan
yang didukung oleh kemampuan untuk membeli (mempunyai daya beli).
4. Permintaan
Individu
Permintaan
yang dilakukan oleh satu konsumen saja.
5. Permintaan
Pasar
Permintaan
yang dilakukan oleh konsumen secara keseluruhan dalam pasar.
0 komentar:
Posting Komentar